The Vertical File

1898 · Vertical Filing · Werk 545 von 1.871

The Vertical File, 1898, Vertical Filing

A bank of steel drawers, one pulled fully out on its slides to show papers standing on edge in folders with plain tabs, a following block pressed up behind them, a plain card in the drawer's brass label holder, the cabinet's face dark green with brass pulls, the cabinet beside a tall window on the left, an electric bulb in a green glass shade hanging above, a flat desk with a wire tray and a brass inkwell beside it, more cabinets and roll-top desks running back into the dim office with dark unlit figures at the far desks.

Wofür es benutzt wurde
Die Steilregistratur stellte den Brief auf die Kante. Statt gefaltet in ein Fach zu kommen, stand er in einer Mappe in einer Schublade, alphabetisch hinter Leitkarten. Was die Sache leisten sollte, steht im Titel des Handbuchs, das die Globe-Wernicke Co. in Cincinnati um 1910 herausgab: ablegen und wiederfinden. Die Leitkarte war dabei Suchhilfe und Fehlerbremse zugleich, und das Handbuch rechnet es vor: wer ein Papier in eine von fünfzig vollen Mappen zurücklegen soll, die zwischen nur zwei Leitkarten stehen, vergreift sich leicht; bei sechs Leitkarten statt zwei kämen weniger Fehler vor. Für eine Schublade von 20 Zoll innerer Tiefe empfahl die Firma 40 alphabetische Leitkarten, was einer Füllung von vier- bis fünftausend Schriftstücken gewöhnlicher Korrespondenz entspreche. 1914 schrieb J. William Schulze, der Schrank für die Steilregistratur aus Holz oder Metall sei, von Einzelfällen abgesehen, zur Standardausstattung geworden.
Was daran neu war
Neu war, dass das einzelne Blatt ansprechbar wurde: im Fach steckten gefaltete Papiere in Umschlägen, die man erst finden, öffnen und auffalten musste; in der Schublade standen die Papiere in Mappen hinter Leitkarten, die jeder lesen konnte, ohne etwas herauszunehmen. Wer darauf kam, ist nicht entschieden. Craig Robertson schreibt 2021, den ersten Anstoß habe ein als Dr. Nathaniel Rosenau bezeichneter Sekretär einer Wohltätigkeitsorganisation in Buffalo gegeben: er übertrug den Gedanken der auf der Kante stehenden Karteikarten auf größere Papiere und ging 1892 damit zur Chicagoer Niederlassung des Library Bureau, die einen Versuchsbau herstellte. Für 1898 nahm der Versicherungskaufmann Edwin G. Seibels die Erfindung für sich in Anspruch, und der Widerhaken gehört ihm: Seibels meldete ein Patent an und wurde abgewiesen, weil ein System ein Gedanke sei und nur eine Vorrichtung patentierbar. Dabei übersah er, wie er selbst sagte, dass das Aufrechtstellen der Umschläge und ihre Trennung durch Leitkarten eine patentierbare Vorrichtung gewesen wäre. 39 Jahre später überreichte ihm der Hersteller eine Bronzetafel: auf diesem Gedanken sei eine Industrie gegründet, die vielen Männern und Frauen Arbeit gebe.

Was die Quellen offenlassen: Seibels' Erinnerung, die nach dem Profil 1927 geschrieben wurde, habe ich nicht gefunden; die ihm zugeschriebenen Sätze stammen deshalb aus dem Profil der South Carolina Business Hall of Fame (1999, South Carolina ETV Commission). Die Goldmedaille auf der Weltausstellung 1893 geht nach Robertson auf ein Handbuch von Allen Chaffee aus 1938 zurück und ist archivalisch nicht gestützt. Keine Quelle entscheidet zwischen Rosenau und Seibels.

Zusammenhänge

Jeder Verweis nennt seine Art. „Vorläufer“ allein wäre eine Behauptung.

  1. Folgt ausThe Card Index1876Nach D. Levy (2001) übertrug Melvil Dewey die Idee des Zettelkatalogs der Bibliothek auf die Steilregistratur: Hängemappen in Aktenschränken, in die sich Papiere und neue Mappen leicht einfügen ließen. Laut Levy erhielt das neue System 1893 auf der Weltausstellung in Chicago einen Goldpreis.Beleg: Society of American Archivists, Glossary of Archival and Records Terminology: vertical file (citing D. Levy, 2001, pp. 68-69)

Zum Weiterlesen